Công cụ / OL-01 / InvoiceXtract
InvoiceXtract
Đọc hàng loạt hoá đơn GTGT điện tử trong một thư mục và xuất ra một file Excel. Hoá đơn nào có chỗ không khớp thì được tách riêng, kèm lý do.
01 · Vấn đề
Gõ lại hoá đơn, từng dòng một.
Mỗi kỳ, kế toán nhận về một loạt hoá đơn điện tử dạng PDF hoặc XML từ nhiều nhà cung cấp, mỗi nhà phát hành một mẫu khác nhau. Nhập chúng vào Excel thường là mở từng file, gõ lại ký hiệu, số hoá đơn, ngày, mã số thuế, rồi đến từng dòng hàng.
Việc này chậm, và đây là số liệu dùng để kê khai thuế. Gõ nhầm một chữ số thì sai cả tổng, mà tìm lại chỗ nhầm cũng mất thời gian không kém lúc nhập.
02 · Công cụ làm gì
Đọc, đối chiếu, rồi mới ghi.
- Quét một thư mục, kể cả các thư mục con, rồi đọc từng hoá đơn PDF và file XML trong đó.
- Đọc bảng hàng hoá theo tên cột thật in trên hoá đơn, không đoán theo vị trí cố định, nên dùng được với mẫu của nhiều nhà phát hành khác nhau.
- Nếu một hoá đơn có cả bản PDF và bản XML, công cụ lấy số từ XML vì đó là bản gốc. Bản PDF được dùng để đối chiếu: hai bản lệch nhau thì hoá đơn bị đánh dấu.
- Kiểm tra số học trên từng dòng và từng hoá đơn: số lượng nhân đơn giá, tiền thuế, các dòng tổng, và so tổng thanh toán với dòng "số tiền viết bằng chữ". Lệch quá 1 đồng là đánh dấu cần kiểm tra.
- Kiểm tra mã số thuế đúng 10 hoặc 13 số, ngày hoá đơn hợp lệ và không nằm ở tương lai.
- Chạy hoàn toàn trên máy của bạn. Không cần mạng, không gửi hoá đơn đi đâu.
03 · Đầu vào, đầu ra
Một thư mục vào, một file Excel ra.
Thư mục hoá đơn
- File PDF có lớp chữ, tức bản tải về từ cổng của nhà phát hành (không phải bản scan).
- File XML của hoá đơn.
- Hoặc lẫn cả hai. File có đuôi khác được bỏ qua.
Một file Excel, ba sheet
HoaDon: mỗi hoá đơn một dòng.ChiTiet: mỗi dòng hàng một dòng.CanKiemTra: những hoá đơn cần xem lại, kèm lý do.
Số tiền để ở dạng số, ngày ở dạng ngày, mã số thuế giữ nguyên số 0 ở đầu. Kèm file log.txt ghi lỗi của từng file.
04 · Giới hạn hiện tại
Những gì nó chưa làm được.
Bạn nên biết những điểm dưới đây trước khi dùng.
- Không đọc PDF dạng ảnh, ví dụ hoá đơn in ra rồi scan lại. Những file này được đưa vào sheet
CanKiemTra, kèm mã tra cứu nếu đọc được, để bạn tải bản XML gốc từ trang tra cứu của nhà phát hành. Mình cố ý không dùng OCR vì rủi ro đọc sai chữ số. - Phần đọc XML viết theo cấu trúc của Nghị định 123/2020 và Thông tư 78, nhưng mới được kiểm bằng file mẫu, chưa đối chiếu với XML thật của nhiều nhà phát hành. Với nhà phát hành mới, bạn nên soát kỹ vài hoá đơn đầu.
- Có những mẫu PDF của nhà phát hành công cụ chưa đọc được. Khi đó hoá đơn được ghi vào
CanKiemTravàlog.txt, không bị bỏ qua. - Chỉ chạy trên Windows.
- Không tự đăng nhập cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế và không vượt captcha. Bước tải hoá đơn về máy vẫn do bạn làm.
05 · Ảnh minh hoạ
Kết quả trông như thế nào
06 · Liên hệ
Muốn thử với hoá đơn của bạn?
Gửi email cho mình. Nếu được, cho mình biết bạn thường nhận hoá đơn từ những nhà phát hành nào và mỗi kỳ khoảng bao nhiêu hoá đơn.