Case 01 · InvoiceXtractKhách hàng ẩn danh
Kế toán một nhà hàng
- Việc
- Nhập hoá đơn đầu vào vào Excel theo từng lô, mỗi lô 30–70 hoá đơn.
- Trước
- Khoảng 2 giờ cho mỗi lô, làm tay.
- Sau
- #N/AĐang đo lại, sẽ cập nhật khi có số.
Mình làm công cụ để kế toán và dân văn phòng bớt phải làm đi làm lại cùng một việc.
Nhập hoá đơn, gộp file, đối chiếu số, làm lại báo cáo cuối tháng. Office Lab làm công cụ chạy trên máy và file Excel để gánh phần lặp lại đó. Phần cần kinh nghiệm và phán đoán, bạn giữ.
01 · Vấn đề
Phần lớn thời gian không nằm ở việc khó.
Ở phòng kế toán hay hành chính, thứ ngốn giờ thường là những việc dễ nhưng cứ quay lại:
- 1.1Gõ lại số hoá đơn, mã số thuế và từng dòng hàng từ hoá đơn điện tử vào Excel.Mỗi kỳ
- 1.2Gộp file của nhiều chi nhánh, mỗi nơi đặt cột một kiểu.Mỗi tuần
- 1.3Đối chiếu sổ sách với sao kê hoặc số liệu của bên khác, từng dòng một.Mỗi tháng
- 1.4Làm lại cùng một báo cáo, chỉ khác số.Tuần nào cũng vậy
Σ
Cộng lại, nhiều người mất hàng giờ mỗi tuần cho những việc này. Làm tay thì lúc mệt rất dễ gõ nhầm một chữ số, và với số liệu kế toán, một chữ số sai có khi phải dò lại cả bảng mới tìm ra.
02 · Công cụ
Danh mục công cụ
Mỗi công cụ làm một việc cụ thể. Trang chi tiết nói rõ cả những gì nó chưa làm được. Danh mục sẽ còn thêm dần.
| Mã | Công cụ | Việc giải quyết | Dành cho | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|
| OL-01 | InvoiceXtract | Đọc cả thư mục hoá đơn GTGT điện tử (PDF, XML) ra một file Excel, tách riêng những hoá đơn cần kiểm tra lại. | Kế toán nhập hoá đơn đầu vào | Đang dùng thật |
| OL-02 | Dòng này dành cho công cụ tiếp theo. | |||
Làm riêng
Kể cho mình nghe
Làm riêng theo việc
Ngoài các công cụ ở trên, mình còn làm công cụ riêng theo quy trình của từng nơi. Những công cụ đó gắn với dữ liệu của khách nên không đưa lên đây. Nếu bạn có một việc lặp lại muốn bỏ bớt, cứ kể cho mình: việc đó đang làm thế nào, dữ liệu lấy từ đâu, bao lâu làm một lần.
03 · Cách làm
Cách mình làm
Công cụ đụng vào số liệu của bạn, nên phải đáng tin trước rồi mới tính chuyện nhanh. Bốn nguyên tắc này áp dụng cho mọi công cụ của Office Lab.
-
§ 1
Không đoán số
Không chắc một con số thì để trống và ghi lý do, chứ không điền đại cho đủ cột. Một ô trống dễ xử lý hơn nhiều so với một con số sai mà không ai biết.
-
§ 2
Không chắc thì đánh dấu
Kết quả luôn tách riêng phần cần người xem lại, kèm lý do cụ thể. Bạn biết ngay phải kiểm tra chỗ nào, không phải soát lại từ đầu.
-
§ 3
Ưu tiên bản gốc
Có bản gốc thì dùng bản gốc. Với hoá đơn điện tử, file XML luôn được tin hơn bản PDF. Bản PDF chỉ dùng để đối chiếu.
-
§ 4
Chỉ tự động hoá việc lặp lại
Việc làm một lần thì làm tay thường nhanh hơn ngồi viết công cụ. Việc tuần nào cũng quay lại mới đáng để máy làm.
04 · Đang làm tiếp
Việc mình đang làm tiếp.
Hai việc dưới đây là kế hoạch, chưa phải tính năng đang chạy. Khi xong, mình sẽ cập nhật trang của từng công cụ.
- 4.1Dùng Claude xử lý những dòng công cụ đã đánh dấu là không chắc, và những mẫu hoá đơn lạ chưa đọc được. Mỗi quyết định kèm lời giải thích, để người kiểm tra xem lại trước khi dùng số.Kế hoạch
- 4.2Biến những việc cứ lặp lại khi làm công cụ riêng cho khách thành công cụ public mới.Kế hoạch
05 · Kết quả
Kết quả thật
Ở đây chỉ có những gì đã chạy với dữ liệu thật, và chỉ ghi số đã đo được. Tên khách hàng được giấu đi.
06 · Về Office Lab
Một người, làm từng việc một.
Office Lab là dự án của một người. Mình chọn những việc dân văn phòng phải làm đi làm lại, làm công cụ cho đúng việc đó, và ghi rõ phần nào đã kiểm với dữ liệu thật, phần nào chưa.
Mình tự viết cả công cụ lẫn hướng dẫn đi kèm. Giới hạn của từng công cụ nằm ngay trên trang của nó, để bạn biết trước khi dùng.
07 · Liên hệ
Kể cho mình nghe việc bạn đang làm tay.
Bạn có một việc lặp lại muốn bỏ bớt, hoặc muốn hỏi về một công cụ ở trên? Gửi email cho mình. Nếu được, kể ngắn việc đó đang làm thế nào, mất bao lâu và bao lâu làm một lần.